1. Definiciones

i. "Acuerdo" o "Contrato": se refiere a los términos y condiciones aquí estipulados.

ii. "Servicio" o "Servicios": se refiere al Servicio de Información de Inteligencia Financiera Empresarial en la Nube - Core financiero.

iii. "Contratista" o "Proveedor" o "AKS": se refiere la persona jurídica AK Solutions SAS identificada con NIT 901.568.476-9, quien es el proveedor del Servicio.

iv. "Contratante" o "Cliente": se refiere a la persona jurídica que adquiere y contrata el Servicio, cuyo NIT se identificará dentro de la Propuesta Comercial del Servicio y en  la factura de venta mensual que le será emitida por el Servicio utilizado.

v. "Usuario" o "Usuarios": se refiere a la persona natural, empleado o trabajador del "Contratante", que hace uso del Servicio.

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2. Objeto del Acuerdo

AKS se obliga para con el Contratante a ejecutar las actividades necesarias para la adecuada prestación del “Servicio de Información de Inteligencia Financiera Empresarial en la Nube - Core financiero” que consiste: 1. el tratamiento automático de los datos transaccionales de la sociedad del Contratante para la emisión de reportes y cuadros con cifras, métricas, estadísticas y análisis especializados sobre su gestión y desempeño operacional y/o financiero, mediante software o aplicación en la nube, de acuerdo con el alcance definido en la propuesta comercial del Servicio que hace parte integral del presente acuerdo, y 2. la prestación de asesorías, consultorías y entrenamientos en gestión, análisis y estrategia financiera y la participación en comités o juntas del negocio, en temas relacionados con el Servicio, según sea requerido y solicitado por el Contratante como apoyo al Servicio de información de inteligencia financiera empresarial en la nube.  

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3. Alcance del Servicio

El derecho de acceso y uso del Servicio se presta bajo la modalidad "Software como Servicio" (SaaS), lo que significa que el Contratante tendrá acceso al Servicio a través de internet.  El Servicio podrá tener diferentes características, funcionalidades y alcances, los cuales determinan los reportes y herramientas de análisis disponibles con los que podrá contar el Contratante.  El Contratante reconoce haber comprendido las características y funcionalidades del Servicio, expuestas en la propuesta comercial en PDF y presentaciones/reuniones comerciales del mismo y que este, siendo un modelo estándar, satisface las necesidades actuales para las cuales contrata el Servicio pues se adecúa aceptablemente a los requerimientos y procesos propios de su negocio.  El Contratante podrá solicitar la implementación de reportes o herramientas de análisis personalizadas ajustadas a las particularidades de su negocio, adicionales a las ya incluidas en el alcance inicial del Servicio, las cuales serán cotizadas por separado dependiendo sus características y funcionalidades, cuyo valor será sumado al valor mensual del Servicio.  Parágrafo 1:  AKS podrá implementar y adicionar nuevos reportes, características, funcionalidades y herramientas de análisis al Servicio estándar, sin ningún costo, a su propio criterio y en los tiempos que crea conveniente, como parte de un proceso de mejora continua del Servicio para todos sus clientes. AKS también podrá desarrollar reportes o herramientas de análisis avanzadas adicionales que puedan ser de utilidad transversal para todos sus clientes, y ofrecerlas a un valor mensual específico a aquellos usuarios que quieran incorporarlos en el alcance de su Servicio.

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4. Aceptación de términos y condiciones

El Contratante debe leer detenidamente este Acuerdo, entenderlo y aceptarlo, pues son condiciones vinculantes y aplican desde el momento en que AKS inicia la prestación y facturación del Servicio. El Contratante celebra este Acuerdo en representación de una persona jurídica y debe aceptar expresa o tácitamente estos términos y condiciones. Se entenderá que el Contratante ha leído, comprendido y aceptado el contenido de este Acuerdo con el pago o algún abono de la factura que le sea emitida por AKS.  AKS entenderá de buena fe que quien acepta el presente Acuerdo tiene la facultad de obligar a dicha persona o entidad. Si quien acepta no tiene dicha facultad, no debe aceptar este Acuerdo.

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Los términos y condiciones del Servicio pueden ser modificados por AKS y es obligación del Contratante asegurarse de revisar y aceptar las condiciones más recientes disponibles en el sitio web www.air-metrics.com/terminos-y-condiciones-core-financiero.  El Contratante será notificado cuando se hagan actualizaciones a estos términos y condiciones, los cuales entrarán en vigencia inmediatamente se publiquen. AKS no aceptará la modificación de estos términos y condiciones, en la medida que son uniformes para todos los Clientes o Usuarios del Servicio. No obstante, si existen particularidades relacionadas con el alcance del Servicio, estos serán especificados dentro de la propuesta comercial del servicio con cada Cliente o Usuario, la cuál es anexa a este Acuerdo de T&C.

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5. Obligaciones de las Partes

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5.1. Obligaciones del Contratante:

El Contratante se obliga a cumplir con las condiciones pactadas en el presente Acuerdo en forma oportuna dentro del término establecido. Adicionalmente se compromete a:  1. Designar a un delegado al interior de su empresa, quien será el encargado de coordinar el acceso o suministro de información a AKS para el desarrollo del Servicio. 2. Proporcionar la información necesaria y suficiente para la ejecución del Servicio en las fechas, frecuencias, medios y formatos que se establezca en el alcance del Servicio. 3. Destinar los recursos humanos, técnicos y financieros que sean necesarios para garantizar la disponibilidad, calidad y oportunidad de la información que se proporcione a AKS para el desarrollo del Servicio.  4. Disponer de los recursos técnicos para acceder de forma on-line al Servicio y atender a reuniones y entrenamientos que se realicen en el desarrollo del Servicio.  5. Pagar el valor del Servicio dentro de los términos y condiciones aquí establecidos.  6. Obrar de buena fe en la ejecución de este Acuerdo.  Parágrafo 2: El Contratante no estará obligado a adoptar y aplicar las recomendaciones o prácticas en gestión financiera u operativa que se proporcione o sugiera en el desarrollo del Servicio. El Contratante será el responsable de sus decisiones, planes de acción o estrategias de negocio, responsabilizándose por el desempeño y los resultados económicos de su empresa.

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5.2. Obligaciones de AKS:

AKS ejecutará los Servicios contratados con plena autonomía e independencia, dentro de los términos acordados y comprometiéndose a cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás obligaciones especiales estipuladas en el presente Acuerdo.  1. Destinar los recursos humanos y técnicos que sean necesarios para garantizar la calidad, oportunidad, disponibilidad y efectividad del Servicio. 2. Brindar soporte a fallas técnicas y funcionales en el Servicio. 3. Brindar capacitación gratuita y personalizada a los usuarios del Servicio sobre el uso, interpretación y análisis de los reportes del desempeño del negocio, hasta completar los tiempos máximos establecidos en el alcance del Servicio. 4. Brindar capacitación y acompañamiento personalizado sobre el uso, interpretación y análisis de los reportes de información, según sea requerido y solicitado por el usuario o usuarios del Servicio. 5. Brindar herramientas de entrenamiento y aprendizaje a los usuarios del Servicio, mediante tutoriales e instructivos en formato de video y texto, accesibles desde la nube, y garantizar su disponibilidad mientras el Servicio se encuentre activo. 6. Guardar confidencialidad y reserva de la información que le sea proporcionada para el desarrollo del Servicio, bajo los términos descritos en estos términos y condiciones. 7. Informar por escrito, inmediatamente y con la justificación debida, cualquier cambio que afecte o que pueda llegar a afectar las condiciones del presente Acuerdo y que surjan durante el término de ejecución de este.  8. Obrar de buena fe en la ejecución del Acuerdo.  

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6. Exclusiones y limitaciones:

Se excluye del Servicio y de sus responsabilidades lo siguiente: 

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a)    El Servicio no está diseñado para detectar errores, irregularidades o actos ilegales que podrían existir u ocurrir en la operación del Contratante. Por tanto, AKS no será responsable por la información y las transacciones registradas en las bases de datos administradas por el Contratante que sean objeto de tratamiento y análisis para la ejecución de este Servicio. 
b)    AKS provee un Servicio idóneo y de calidad, pero es responsabilidad del Contratante y sus Usuarios la interpretación o uso de la información provista por el Servicio. 
c)    Será responsabilidad del Contratante verificar los informes y cifras a través del Servicio, para validar la información, en forma más o menos periódica, mediante revisiones de soportes, cruces de información y/o auditorias.
d)    Las obligaciones que AKS adquiere con el Contratante serán siempre de medio y no de resultado. AKS no garantiza un resultado especifico a través del Servicio.
 

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7.  Valor del Servicio

El precio o valor del Servicio se determinan de acuerdo con las características y funcionalidades del Servicio expuestas en la propuesta y presentación comercial del mismo, y se especifica en la Factura de Venta que AKS emitirá y enviará mensualmente al Contratante. Parágrafo 3:  el valor de los servicios de inteligencia empresarial en la nube se encuentran exentos del IVA a la fecha de la firma de este Acuerdo, según disposiciones del Estatuto Tributario Colombiano y de conformidad con lo señalado en el marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de tecnologías de la información del MINTIC, por corresponder a Servicios que: 1. cumplen con las cinco características de los Servicios de computación en la nube (Cloud Computing); 2. cumplen con ser un modelo de Servicio  Software as a Service (SaaS); y 3. cumplen con el modelo de implementación de Nube Hibrida (Hybrid cloud : Private cloud, Community cloud).  Si durante la vigencia del Servicio llegase a existir un cambio en la normatividad tributaria que elimine la exención del IVA a este tipo de servicios, el valor del Servicio se revisará y ajustará en común acuerdo entre las partes.   Parágrafo 4: La prestación de asesorías y demás servicios a los que se refiere el numeral 2 del Objeto de este Acuerdo, en caso de ser eventualmente requeridos por el Contratante, les aplicará IVA.  Parágrafo 5: Si se requiere algún ajuste o variación en el alcance y valor del Servicio, este se revisará en común acuerdo entre las partes y se incorporará a la Factura de Venta mensual.  

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8. Incremento Anual del Valor del Servicio

Vencido el primer año de vigencia del Servicio y así sucesivamente cada doce (12) mensualidades, en caso de prorroga táctica o expresa, el valor o tarifas de los Servicios se incrementarán en una proporción igual al IPC año corrido, al corte del mes inmediatamente anterior, más 5 puntos porcentuales (pp). Las partes quedarán notificadas del incremento y/o ajustes en el valor de las tarifas a través de la factura de servicios y a través del módulo de "información del Servicio" accesible desde el Servicio nube Core financiero.

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9. Forma y Plazo de Pago

Dentro de los primeros cinco (5) días calendario de cada mes AKS emitirá una factura electrónica por el valor del Servicio, adicionando el valor de otros servicios que, dado el caso y eventualmente, sean solicitados y requeridos por el Contratante. La factura se enviará al contacto de facturación que el Contratante proporcione, la cual se entiende aceptada si no es devuelta u objetada dentro de los diez (10) días calendario siguientes a su recibo.  El Contratante pagará el valor facturado con plazo máximo hasta de diez (10) días calendario después de la fecha de emisión de la factura, mediante transferencia a la cuenta bancaria proporcionada por AKS dentro de la misma, y enviará la confirmación y comprobante del pago al correo que se especifique en la misma. AKS  acepta las retenciones fiscales que le efectúe el Contratante para dar cumplimiento a disposiciones que sobre el particular existan. Parágrafo 6: En caso de que el Contratante presente atrasos en la entrega o disponibilidad de información requerida para el desarrollo del Servicio, éste se seguirá facturando y pagando en las mismas condiciones y tiempos mientras el Servicio se encuentre vigente o activo. Una vez esté disponible la información, y ésta sea entregada a AKS, los reportes se actualizarán con la información atrasada integrando el acumulado anual de las cifras del negocio sobre el cual se emiten los reportes. Y en caso de que el Contratante presente atrasos en el pago del valor del Servicio, en cualquier momento los reportes podrían quedar inactivos o perder algunas de sus propiedades o accesos. 

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10. Duración del Servicio:

El término de duración del presente Acuerdo y Servicio será de doce (12) meses contados a partir de la fecha de emisión de la primera factura.  Vencido este término, y así sucesivamente cada doce (12) mensualidades, este Acuerdo se prorrogará en forma automática y sin necesidad de requerimiento alguno entre las partes, sin perjuicio de las causales de terminación del mismo.

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11. Causales de Terminación del Servicio:

Además de las causales expresas por la ley, AKS y/o EL Contratante podrá dar por terminado el presente Acuerdo antes del vencimiento del plazo por: 1. Incumplimiento, abandono o descuido de alguna o algunas de las obligaciones de las partes. 2. Por la ejecución tardía, defectuosa o en forma diferente a la acordada de las obligaciones contraídas entre las partes. 3. Por liquidación obligatoria. 4. Por el no pago del Servicio por parte del Contratante en las cantidades y oportunidades establecidas en el presente Acuerdo y en las Facturas emitidas. 5. Por incapacidad de AKS de seguir prestando sus Servicios. 6. De forma unilateral, o por mutuo acuerdo entre las partes, para lo cual se deberá notificar con 60 días de anticipación a la fecha efectiva de terminación.  Parágrafo 7: La terminación del presente Acuerdo podrá ocurrir sin perjuicio de la obligación de pago de las sumas que le correspondan a el AKS por las facturas emitidas hasta la fecha efectiva de terminación. 

 

12. Suspensión Contractual del Servicio:

En el caso que el Contratante suspendiere labores por cualquier razón, como puede ser huelga, paro, licenciamiento, trauma laboral o por hechos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente demostrados que impidan la continuidad del Servicio, las partes pausaran su ejecución mediante suscripción de un acta que exprese las causales de tal decisión, el estado de ejecución del Servicio y el término de duración de la suspensión.  Vencido el término las partes suscribirán un acta de reanudación del Servicio.  Parágrafo 8: AKS podrá exigir el pago de lo ejecutado hasta el momento de la suspensión. 

 

13. Cesión:

AKS no podrá ceder ni traspasar el presente Acuerdo, sin consentimiento previo y por escrito del Contratante, el cual podrá reservarse las razones de otorgar o negar su consentimiento.

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14. Autonomía e Independencia:

AKS actuará por su propia cuenta, con absoluta autonomía e independencia profesional, técnica, sin que medie subordinación o dependencia alguna respecto de el Contratante. Así mismo, se entiende que no se configura ningún tipo de vinculación laboral entre las partes o sus dependientes.

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15. Confidencialidad:

AKS se compromete a llevar a cabo las tareas asignadas de acuerdo con los más altos estándares de confidencialidad y competencia ética e integridad profesional.  La información a que tenga acceso las partes en desarrollo y ejecución del presente Acuerdo, serán de carácter confidencial, sin necesidad de manifestación expresa, por lo cual dicha información no debe ser entregada a terceras personas o utilizadas con un propósito diferente al de la ejecución del objeto del Servicio, so pena de constituir incumplimiento e incurrir en las sanciones establecidas en la ley.  La obligación de guardar confidencialidad se mantendrá durante toda la vigencia del Acuerdo, Contrato o Servicio, y por un periodo de diez (10) años más posteriores a la terminación del presente contrato.

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16. Derechos de Autor:

Los diseños, instrumentos, herramientas, procesos de trabajo y códigos o algoritmos implementados para la transformación de datos y el procesamiento de cálculos de cifras e indicadores contenidos de los informes, y cualquier otra obra que sea ejecutada y producida por AKS para el Contratante en virtud del presente Acuerdo, sin tener en cuenta la información misma del negocio que se encuentre contenida en los informes, será de propiedad exclusiva de AKS.  Por lo tanto, todos los derechos patrimoniales sobre los diseños, herramientas, procesos y códigos o algoritmos implementados para ejecutar el Servicio quedan en cabeza de AKS quien podrá hacer uso de ellos en la forma en que lo considere más conveniente para sus intereses.

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17. Mérito Ejecutivo:

Las partes manifiestan y acuerdan que el presente Acuerdo de Términos y Condiciones del Servicio presta mérito ejecutivo con su simple exhibición.

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18. Solución de Controversias:

Toda controversia o diferencia relativa a este Acuerdo y al cumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas en el mismo, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento gratuito para PYMES, presentando ante el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades la respectiva solicitud.

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19. Notificaciones:

Para todos los efectos relacionados con el presente documento y/o con el Servicio, para las notificaciones y/o comunicaciones las partes acuerdan señalar como dirección la que aparece en el certificado de existencia y representación legal de la oficina principal, y en defecto de este, por parte del Contratante la dirección de facturación, salvo que se informe un cambio de dirección o correo electrónico diferente. Para todos los efectos legales, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.